Aller au contenu
Mordi Atlan Parlons de votre cas EN

Premier échange gratuit. Décrivez-moi la tâche que vous refaites chaque semaine, je vous dis franchement si elle est automatisable.

Parlons de votre cas EN

Le piège qui produit une facture fausse

Livraisons partielles et reliquats : comment ne pas facturer deux fois ?

Une livraison partielle produit souvent deux bons qui portent le même article : le premier le mentionne « en reliquat », le second le livre. Si l'on transfère les deux bons en facture sans tri, cet article est facturé deux fois. Pour l'éviter, il faut facturer sur chaque bon uniquement ce qui a été réellement livré, et tenir un registre de ce qui est déjà passé en facture, parce que le logiciel ne le fait pas toujours à votre place. Avant de valider, comparez chaque bon de reliquat au bon précédent.

Une scène que beaucoup de PME connaissent

Un utilisateur d'EBP Gestion Commerciale l'a décrite très précisément sur un forum d'entraide, en 2016. J'ai relu le fil moi-même.

Un client commande trois produits. L'un est en rupture. Le premier bon de livraison part avec deux produits livrés, et la ligne du troisième marquée « en reliquat », pour que le client voie ce qui manque. Quand le produit arrive, un deuxième bon le livre.

Au moment de facturer, il regroupe les deux bons et les transfère en facture. Toutes les lignes suivent, y compris celle qui était seulement « en reliquat » sur le premier bon. Le produit en rupture apparaît deux fois. Sa question : peut-on écarter, au transfert, les lignes qui n'ont pas été livrées ? Il relance plus bas : « Personne ? ». Le fil n'a jamais reçu de réponse sur ce point.

Pourquoi le logiciel ne voit pas le doublon

Chaque bon, pris seul, est juste. Le premier dit ce qui est parti et ce qui reste dû. Le second dit ce qui est parti ensuite. Le doublon n'existe que lorsqu'on additionne les deux.

Or un transfert de bons en facture recopie des lignes. Il ne se demande pas si une ligne a déjà été facturée ailleurs, ni si elle correspond à une marchandise réellement livrée. Le logiciel fait ce qu'on lui demande, et ce qu'on lui demande produit une facture fausse.

Recevoir trop de factures est un problème de confort. Recevoir une facture qui reprend un article pas encore livré, ou déjà facturé, est une erreur de facturation, et c'est souvent le client qui la repère.

Si votre souci est plutôt d'obtenir une seule facture pour plusieurs bons, c'est une autre question, que j'ai traitée dans cet article sur le regroupement.

Comment ne pas facturer deux fois, sans outil particulier

Trois habitudes suffisent à éviter l'essentiel des doublons.

  • Facturer ce qui est livré, pas ce qui est écrit. Une ligne « en reliquat » est une information pour le client, pas une quantité à facturer. Avant de valider, retirez de la facture toute ligne qui n'a pas été livrée.
  • Comparer chaque bon de reliquat au bon précédent. Le bon de reliquat ne doit faire facturer que la différence : ce qui restait dû et qui vient d'être livré.
  • Tenir une trace de ce qui est déjà facturé. Pour chaque commande livrée en plusieurs fois, notez ce qui est déjà passé en facture. C'est la seule façon de répondre sans hésiter à la question « est-ce que je l'ai déjà facturé ? ».

La troisième habitude est la plus importante, et la plus souvent oubliée. Tant que personne ne tient cette trace, la seule mémoire de ce qui a été facturé est celle de la personne qui saisit.

Ce que fait mon agent sur les reliquats

Je construis des agents qui saisissent des documents dans le logiciel de gestion d'une entreprise. Dans la PME où mon agent de facturation tourne depuis début septembre 2026, il traite 170 à 180 bons de livraison par mois. Voici précisément ce qu'il fait des reliquats.

  • Il compare. Quand un bon de reliquat arrive, l'agent le compare au bon précédent et en déduit ce qui reste réellement à facturer.
  • Il tient un registre. Il mémorise les parties déjà facturées, pour ne jamais facturer deux fois la même chose.
  • Il ne calcule aucun montant. Il saisit les lignes, et c'est le logiciel de gestion qui applique les prix et les taxes, selon les règles que l'entreprise a déjà paramétrées.
  • Il s'arrête au brouillon. Rien n'est validé, rien n'est envoyé. Une personne relit chaque facture et décide.

Autrement dit, l'agent applique la deuxième et la troisième habitude ci-dessus. Il ne les remplace pas par une règle magique : il compare, il retient, et il laisse le dernier mot à une personne.

Ce qu'il ne fait pas

Je préfère que vous le lisiez ici plutôt que de le découvrir après la signature.

  • Il ne regroupe pas plusieurs bons sur une facture. Une feuille Excel, c'est un bon de livraison, et un bon de livraison, c'est une facture. Le scénario du forum ci-dessus, deux bons regroupés en une seule facture, n'est pas ce qu'il fait.
  • Il ne remplace pas la relecture. Il produit des brouillons. La validation reste humaine, et le temps passé à relire n'a pas été mesuré.
Le registre n'est pas une élégance technique. Si le logiciel ne sait pas dire, à coup sûr, ce qui a déjà été facturé sur une livraison, alors toute automatisation sérieuse doit tenir sa propre trace. Sinon, elle refait exactement l'erreur du transfert.

Faut-il automatiser pour autant ?

Pas forcément. Si vos livraisons partielles sont rares, les trois habitudes ci-dessus et une relecture attentive suffisent. Le seuil que j'applique est simple : en dessous d'une dizaine d'heures de saisie par mois, je déconseille d'automatiser, et je le dis au premier échange.

Au-delà, envoyez-moi trois bons réels, dont un bon de reliquat, et je vous montre ce qu'un agent en fait avant toute commande. Le détail de l'offre est ici, et le cas mesuré là.